Pubblica amministrazione

Processi amministrativi, servizi migliori per i contribuenti e costi ridotti

Acquisizione, elaborazione e archiviazione automatiche di volumi documentali elevati e di tutti i documenti correlati provenienti da cittadini e imprese. In modo efficiente, integrato e conforme.

L’operatività ordinaria di un ente pubblico dipende dalla gestione efficiente dei record. il volume delle informazioni prodotte nei settori pubblici cresce con una media annuale del 50%. Nonostante l’aumento del volume di dati digitali, la mole di documenti cartacei continua a essere notevole, come lo sono anche di conseguenza i rischi di perdita di dati, l’archiviazione errata dei documenti e ricerche inefficaci.

Per poter trattare una tale quantità di informazioni nel rispetto delle normative interne ed esterne è necessaria una piattaforma scalabile in grado di supportare sia l’acquisizione dei documenti sia lo scambio di informazioni tra i diversi processi. Per rispondere all’intera gamma di esigenze di acquisizione e di gestione documentale, Kofax offre agli enti pubblici una piattaforma di acquisizione di livello enterprise solida, flessibile e scalabile. A prescindere dal formato, la piattaforma Kofax consente sia l’inserimento elettronico dei documenti nuovi sia la conversione di volumi documentali elevati presenti in archivio. Inoltre è perfettamente integrabile con gli archivi dati, i sistemi di gestione di contenuti e i rispettivi processi.

  • L’eccellente qualità di scansione consente l’acquisizione e la conservazione digitale di informazioni da documenti cartacei in deterioramento o difficile da leggere.
  • Kofax Enterprise Capture Platform offre la scalabilità necessaria ad acquisire e gestire centinaia di milioni di documenti al giorno, in ambienti centralizzati e/o estremamente distribuiti.
  • Qualsiasi tipo di documento, sia esso cartaceo, fax, posta elettronica, immagine o di altro formato elettronico, è acquisibile mediante scanner desktop, dispositivo multifunzione e scanner a produttività elevata, in tutta l'organizzazione e nella rete estesa.
  • L’automazione della classificazione consente l’instradamento dei documenti verso i sistemi e gli archivi dati appropriati, in modo rapido e sicuro, coerentemente con le politiche e le norme inerenti la conservazione, la disposizione e la riservatezza dei record.
  • La tecnologia di “autoapprendimento”, leader nel mercato, consente l’automazione del riconoscimento e dell’estrazione delle informazioni da qualsiasi documento, senza dover ricorrere alla programmazione. È possibile estrarre le informazioni rilevanti da documenti strutturati e non strutturati, quindi inviarle ai processi e agli archivi di dati.
  • È possibile aggregare sia le informazioni acquisite mediante l’inserimento elettronico dei nuovi documenti che quelle provenienti dalla conversione degli archivi esistenti. Quindi saranno inoltrate ai processi e agli archivi di dati, in base alle norme specifiche dell’ente pubblico.
  • Grazie all’integrazione con un’ampia gamma di flussi di lavoro e applicazioni di gestione dei contenuti, le operazioni di scansione in archivio e scansione su processo vengono effettuate in armonia, erogando i dati ai processi aziendali coesivi.
  • L’elevata disponibilità e il recupero dati in casi di emergenza agevolano l’accesso ai record e la gestione sicura e conforme degli stessi. Contribuiscono inoltre a incrementare l’efficienza del servizio clienti: la ricerca veloce e pratica dei file elettronici negli archivi di dati, infatti, consente di dare seguito alle richieste in modo assolutamente dinamico.
  • Il monitoraggio delle prestazioni offre metriche in tempo reale sullo stato operativo del sistema di acquisizione e gestione immediata e remota delle prestazioni di sistema, che consentono di rispettare i requisiti di produttività.
Records Management