Mailroom digitale

Processi aziendali semplificati per interazioni più rapide con i clienti e migliori integrità, sicurezza e affidabilità dei dati

Panoramica

Oggi la posta si suddivide in due ampie categorie. La prima comprende documenti di marketing e sales poco importanti e con bassa priorità, corrispondenza e pacchi. La seconda include i documenti caratterizzati da elevato valore transazionale, che incentivano un tipo di comunicazione fondamentale per la richiesta esterna di prodotti e servizi e alimentano i processi decisionali portatori di profitto. Entrambe le tipologie passano attraverso gli stessi canali e sono gestite nello stesso modo, rappresentando un costo di base da tenere costantemente sotto controllo. Se tali documenti e informazioni raggiungono i sistemi successivi senza essere stati convalidati in modo adeguato e produttivo, rischiano di influire negativamente sulla reattività, sull'accuratezza dei processi decisionali e sui profitti.

Cosa si intende per Mailroom Automation?

La soluzione Mailroom Automation di Kofax converte la prassi tradizionale di apertura e inoltro della posta cartacea, centralizzata e caratterizzata da volumi elevati, in un processo di acquisizione e inoltro in formato digitale delle comunicazioni cartacee ed elettroniche.Rappresenta pertanto una soluzione a basso costo, più accurata e più rapida.

Kofax inoltre estende le funzioni di mailroom per supportare l'immissione diretta da parte del personale distribuito e delle parti interessate (clienti e partner), in tal modo ottimizza l'acquisizione delle informazioni da parte dell'organizzazione.

I vantaggi della Mailroom Automation

Affinché siano eseguiti in modo efficace ed efficiente, tutti i processi aziendali necessitano di informazioni accurate. I clienti che scelgono di implementare la soluzione Kofax traggono vantaggio da un processo aziendale completamente automatizzato, capace di ottimizzare le informazioni acquisite in qualsiasi punto di contatto e per qualsiasi transazione del ciclo di vita del cliente.

Migliore qualità dei dati

Grazie a informazioni di qualità elevata, ottenibili nei diversi punti di contatto con i clienti e fondamentali per la redditività aziendale, i processi si svolgono con il massimo livello di automazione. Ne risultano riduzione di rischi ed errori, maggiore soddisfazione e fidelizzazione del cliente e valorizzazione del tempo di vita dello stesso.

Controllo

È possibile ottenere controllo totale e visibilità completa dei documenti e dell'input dei dati. Ne emerge uno sviluppo di tipo olistico, che permette l'avvio o l'avanzamento dei processi aziendali in presenza di determinati requisiti minimi.

Reattività ai problemi di performance

La soluzione Mailroom Automation di Kofax offre visibilità accurata e analisi finalizzate alla risoluzione di eventuali problemi di performance.

Convalida rapida

Convalida delle regole aziendali e processi di correzione più rapidi grazie all'automazione ottimizzata e al coinvolgimento più produttivo dei knowledge worker di parti esterne, compresi i clienti.

Decisioni migliori

Il processo decisionale è migliorato dall'elevata qualità delle informazioni immesse nel sistema. Ne risultano maggiore produttività aziendale e aumento dei profitti e della redditività.

Maggiore reattività verso i clienti

I tempi di risposta diventano più rapidi e le richieste di ulteriori documenti e correzioni avvengono con maggiore sollecitudine.

Maggiore produttività

Una più semplice movimentazione dei documenti "conformi" e il supporto più efficace della correzione di quelli "non conformi" contribuiscono a ottimizzare la produttività dei lavoratori della conoscenza.

Come funziona

Per raccogliere e conservare i dati accurati, necessari ai processi aziendali, le organizzazioni affrontano una serie di problemi. L'elaborazione manuale e l'inoltro di comunicazioni cartacee ed elettroniche sono costosi, lenti e soggetti a errori che influiscono sull'efficienza e l'efficacia dei processi aziendali e non consentono un'adeguata visibilità sulle prestazioni della mailroom. La combinazione di questi e altri problemi tipici evidenzia la necessità di un approccio automatizzato e finalizzato alla gestione della mailroom multicanale.

La piattaforma mailroom integrata, leader del settore ed esclusivamente digitale, consente ai clienti Kofax di elaborare tutti i tipi di documenti, in qualsiasi punto del processo aziendale. L'automazione dei processi e delle comunicazioni con i clienti consente di estrarre metadati accurati e di correggere qualsiasi errore, da qualsiasi postazione, permettendo l'avvio e l'avanzamento efficienti dei processi aziendali.

La soluzione Mailroom Automation di Kofax offre:

  • Maggiore visibilità, controllo e automazione dei processi per tutte le attività di mailroom
  • Inclusione di nuovi canali di scambio quali dispositivi mobili, MFP e invio tramite Web
  • Convalida delle regole aziendali estesa al cliente, all'unità aziendale o a qualsiasi altro punto fondamentale per la conoscenza, con conseguente ottimizzazione dei documenti "non conformi"

La soluzione Mailroom Automation consente di attivare e risolvere in pochi minuti processi che richiedevano azioni correttive ripetute per giorni e settimane.

Kofax si distingue per entrambe le funzionalità necessarie a automatizzare la mailroom in modo realmente efficace. Evidenziato da Forrester Research1 come fornitore leader nei settori Multichannel Capture e Dynamic Case Management, Kofax rappresenta un partner di fiducia per le organizzazioni che desiderano ottenere i vantaggi della mailroom automatizzata.

Risorse