Kofax SupplierExpress

Portale self-service per AP: riduzione dei costi per i fornitori e gli acquirenti

I processi di Contabilità fornitori (AP) efficienti devono minimizzare il lavoro amministrativo associato all'acquisizione delle fatture e all'immissione dei dati. Sui livelli di servizio della Contabilità fornitori influiscono anche le richieste dei fornitori concernenti la ricezione delle fatture, le date previste di pagamento, eventuali modifiche ai dati dei fornitori e altro. Kofax SupplierExpress è un portale AP che offre accesso autonomo ai fornitori, aumentando la produttività del reparto Finance e la soddisfazione del fornitore. Oltre alla riduzione dei costi di acquisizione e immissione delle fatture, Kofax SupplierExpress offre ulteriori vantaggi e risparmi: permette infatti di automatizzare le richieste di routine, agevola la comunicazione e consente la manutenzione autonoma delle informazioni dei fornitori.

Invio automatico delle fatture

L'invio diretto e autonomo delle fatture riduce drasticamente i costi sia per i fornitori che per gli acquirenti. I fornitori si liberano dei costi, del carico di lavoro e dei ritardi associati alla stampa e alla spedizione delle fatture, eliminando anche il rischio di ritardi nei pagamenti dovuti a problemi di ricezione della fattura. Inoltre possono contare sulla conferma immediata della ricezione della fattura. Gli acquirenti risparmiano sui costi di gestione documentale per la ricezione, la gestione, lo smistamento e la scansione delle fatture. Una maggiore accuratezza delle fatture e la riduzione dell'impatto ambientale costituiscono ulteriori vantaggi, sia per i fornitori che per gli acquirenti.

Suppliers can inquire on the status of their invoices anytime
Per inviare le fatture i fornitori devono semplicemente caricare un file PDF e immettere informazioni di base, con un risparmio di tempo e denaro per entrambe le parti.

Funzione PO Flip, senza digitazione

I fornitori trasformano gli ordini di acquisto (PO) in fatture utilizzando i dati estratti direttamente dai PO dell'acquirente. La funzione PO Flip elimina la necessità di digitazione manuale delle fatture e consente di generare una fattura precisa, con risparmio in termini di tempo e denaro per gli acquirenti.

Richieste self-service salvatempo

Alcuni studi dimostrano che il personale AP impiega fino al 30% del proprio tempo nella gestione delle richieste di informazioni semplici, ad esempio sullo stato del pagamento. Kofax SupplierExpress consente ai fornitori di verificare online e in tempo reale lo stato delle fatture, l'ordine di acquisto e le informazioni sul pagamento. In tal modo evitano inutili perdite di tempo in attesa di risposte elettroniche o telefoniche, accorciando notevolmente i tempi di ciclo per l'ottenimento di informazioni basilari.

Suppliers can inquire on the status of their invoices anytime
I fornitori possono verificare lo stato delle fatture in qualsiasi momento.

La comunicazione sulle transazioni diventa più semplice

Le discrepanze sono inevitabili. I metodi di comunicazione tradizionali quali posta elettronica e telefono non sono efficienti: non consentono la creazione di tracciati di comunicazione tra acquirente e fornitore e le informazioni sono condivise unicamente dalle persone coinvolte. Il servizio di messaggistica di Kofax SupplierExpress consente il tracciamento delle comunicazioni, rendendole disponibili a eventuali altri interessati presso l'acquirente o il fornitore.

Le comunicazioni vengono associate in modo permanente alla transazione in questione. Grazie all'ottimizzazione della comunicazione, Kofax SupplierExpress contribuisce a un aumento di produttività, alla risoluzione veloce e precisa delle discrepanze, alla puntualità nei pagamenti e alla piena rendicontabilità basata sulla cronologia delle comunicazioni relative alle transazioni.

Massima facilità di adozione e uso

La tecnologia di Kofax SupplierExpress mira a conseguire gli obiettivi di acquirenti e fornitori in merito all'automazione di acquisizione e immissione delle fatture e alla gestione autonoma delle richieste di routine. L'interfaccia dall'approccio self-service è basata su web e offre semplicità di utilizzo per entrambe le parti.

Kofax SupplierExpress è stato concepito per offrire ai fornitori informazioni sulle fatture elettroniche e cartacee, con o senza PO. È una soluzione completa, a basso costo e di immediata fruibilità, dedicata all'interazione di base con i fornitori.

Ottimizzazione dell'interazione acquirente/fornitore

Kofax SupplierExpress consente di automatizzare l'interazione acquirente-fornitore e in tal modo alleggerisce il lavoro di entrambi. Acquirente e fornitore traggono vantaggio dall'accessibilità e dalla maggiore visibilità dei processi di pagamento nonché da una comunicazione migliore.

  • Riduzione dei costi di elaborazione AP.
    • Aumento della produttività AP.
    • Riduzione dei costi di acquisizione e immissione fatture
    • Riduzione del tempo e dei costi associati alla risoluzione delle controversie
    • Riduzione del tempo e dei costi associati all'aggiornamento dei dati dei fornitori
  • Riduzione dei tempi di ciclo per l'elaborazione delle fatture; conseguente diminuzione delle penali per ritardato pagamento e maggiore sfruttamento delle politiche di sconto per pagamenti anticipati
  • Fruibilità immediata
  • Aumento del ROI sull'automazione dei processi AP

Gestione di cassa più efficiente

L'ottimizzazione della comunicazione tra acquirente e fornitore migliora il flusso delle fatture e riduce i tempi di ciclo. In tal modo il reparto Finance evita il pagamento di penali dovute a ritardi, può avvalersi più facilmente di sconti per pagamenti anticipati e consegue una gestione di cassa più efficiente.

  • La ricezione delle fatture avviene in modo immediato e accurato, eliminando ritardi ed errori.
  • La risoluzione tempestiva delle discrepanze consente di eliminare i ritardi di autorizzazione.
  • Fornisce una base per l'impostazione di nuovi termini di pagamento e sconti.
  • Ottimizza il servizio offerto ai fornitori.

"Disponibile sia per le installazioni in sede sia come soluzione in hosting. Per ulteriori informazioni contattare Kofax".