Kofax MarkView for AP

Ottimizzato AP Transaction Processing

Internal Controls

MarkView Financial Suite riduce gli errori e le inesattezze contabili grazie a forti controlli interni che assicurano l'accuratezza della registrazione e classificazione delle transazioni in maniera tempestiva. Inglobando al suo interno le migliori pratiche per l'automazione estesa dei processi contabili, MarkView Financial Suite ottimizza i processi e garantisce l'applicazione delle politiche e delle procedure aziendali. La suite Markview, collaudata nelle più importanti organizzazioni mondiali, non ha rivali nella capacità di rispondere alle necessità di tutte le aziende dell'ambiente finanziario che ricercano operazioni snelle e esenti da difetti (cosiddette world-class).

MarkView utilizza tecnologie – flussi di lavoro e produzione di immagini, invio elettronico di fatture, soluzioni self-service e integrabilità ERP – che migliorano incredibilmente efficienza, livelli di servizio e rilevazione di frodi, riducono gli errori, garantiscono l'accuratezza delle registrazioni contabili e diminuiscono i cicli di chiusura contabile.

L'aumento dei controlli interni non inficia la riduzione dei costi

Uno dei classici dilemmi delle organizzazioni finanziarie è la scelta tra obiettivi apparentemente opposti: ridurre i costi e allo stesso tempo rafforzare i controlli interni e/o migliorare i livelli di servizio. Irrigidire i controlli di ambiente ha sempre comportato un aumento dei costi o una riduzione dei livelli di servizio, analogamente la riduzione dei costi spesso ha significato indebolire i controlli e ridurre i livelli di servizio. Le conseguenze derivanti dalla ricerca di uno qualsiasi di questi obiettivi è stata così onerosa da scoraggiare molte organizzazioni. Tuttavia oggi, le pressioni sul conto economico e gli adempimenti previsti dalle norme vigenti li rendono necessari.

Il rafforzamento dei controlli interni è un requisito fondamentale per le organizzazioni finanziarie che intendono eseguire operazioni di livello eccellente. Con MarkView Financial Suite il potenziamento dei controlli interni non contrasta affatto con la riduzione dei costi e l'ottimizzazione dei livelli di servizio. In effetti si tratta dell'elemento fondamentale per il miglioramento dell'ambiente di controllo e allo stesso tempo dare una svolta positiva all'efficienza operativa. Risultati tangibili dei clienti comprovano l'eccellenza di MarkView Financial Suite. Gantry Group, azienda terza indipendente, ha rilevato che la suite MarkView ha determinato un ROI medio nel triennio pari a 332% e recuperando il capitale investito in 7,4 mesi. Contattaci per una copia del white paper relativo al ROI.

L'automazione dei processi con MarkView Financial: le organizzazioni raggiungono gli obiettivi correlati al controllo

MarkView Financial Suite offre processi ispirati alle migliori pratiche determinanti prestazioni aziendali eccellenti, ROI e benefici aziendali sostenibili - il tutto compreso in una struttura caratterizzata da un ambiente rigorosamente controllato. Nello specifico, MarkView Financial Suite consente il raggiungimento degli obiettivi legati al controllo tramite:

  • L'applicazione di politiche e procedure aziendali – MarkView Financial Suite attua le politiche e le procedure aziendali tramite l'integrazione di flussi di lavoro ispirati alle migliori pratiche all'interno di operazioni fondamentali quali la Contabilità clienti e fornitori e la gestione delle spese. In tal modo si aumenta l'efficienza operativa e le probabilità identificare o impedire atti illeciti.
  • Una struttura di autorizzazioni solida e affidabile - Inoltro automatizzato e promemoria con intensificazione progressiva garantiscono la puntualità delle autorizzazioni, mantenendo il monitoraggio tramite il software del flusso di lavoro. L'accesso autonomo per il completamento del backup delle transazioni e i tracciati di controllo sono a disposizione dei responsabili per ottenere una prospettiva chiara e quindi portare a termine la procedura di autorizzazione con livelli di affidabilità elevati.
  • Backup completo a livello di transazione - Il mantenimento accurato del backup a livello di transazione si attua associando ai record ERP le informazioni online pertinenti. Ciò consente una visibilità senza pari sui dati finanziari, indispensabile per le autorizzazioni, il riesame e la verifica: il fondamento dei controlli interni. La migliore pratica per la Contabilità fornitori (AP) consiste nell'integrare i formati di documento e i backup delle fonti di transazione nei sistemi finanziari ERP, in parallelo con la fattura centralizzata ricevuta dal dipartimento AP. La scansione della documentazione relativa alla fattura cartacea avviene servendosi della tecnologia di produzione di immagine; quindi segue l'indicizzazione nel sistema ERP, utilizzando il formato immagine in luogo di quello cartaceo. L'acquisizione avviene inoltre per le fatture elettroniche (EIPP) e per le transazioni EDI. L'associazione costante tra backup a livello di transazione e record ERP consente un potenziamento eccezionale dell'ambiente di controllo.
  • Una visuale tempestiva, end-to-end, sulle transazioni finanziarie – La ricezione centralizzata delle fatture unitamente alla produzione di immagini immediata su front-end consente la registrazione tempestiva delle passività. I responsabili finanziari acquisiscono una visione ampia e precisa delle competenze AP. La riduzione dei costi si verifica allorché la soluzione consente alle aziende la riduzione dei tempi di ciclo necessari per l'autorizzazione e il riesame. Così si vengono a eliminare i problemi di fatturazione dell'ultimo momento e sarà possibile sfruttare gli sconti riservati per il pagamento anticipato nonché evitare le penali dovute a ritardato pagamento. Inoltre i tracciati di controllo permangono per tutta la durata del ciclo di vita del processo, identificando chi esegue che cosa e quando.
  • Separazione delle funzioni in conflitto a livello di transazione - Sebbene il concetto sia semplice, l'implementazione e l'attuazione sistematiche della separazione delle funzioni presenta alcune difficoltà e raramente si realizza. Il sistema ERP rappresenta il punto d partenza plausibile. Gran parte dei sistemi amministra la separazione delle funzioni tramite una struttura di sicurezza, che governa la funzionalità in accordo a ciascun utente dotato di autorizzazione. Si tratta di un approccio di classificazione dispendioso a tutti i livelli: progettazione, configurazione, supporto e mantenimento. Il dipartimento Finanze non dispone quasi mai di risorse umane sufficienti da dedicare ai diversi passaggi del processo da isolare. Una stessa persona, ad esempio, non dovrebbe eseguire i passaggi di immissione/autorizzazione fattura e autorizzazione fornitore/fattura. Le costanti movimentazioni del personale, in termini di promozione, nuovi incarichi o pensionamenti, costringono le organizzazioni all'aggiornamento continuo dei sistemi ERP in rapporto ai diversi livelli di autorizzazione.

    Anziché a livello di ruolo, MarkView Financial Suite consente la separazione delle funzioni a livello di transazione; in tal modo il personale può eseguire più funzioni purché non siano in conflitto sulla stessa transazione. Il monitoraggio in tempo reale delle transazioni aziendali identifica le possibili violazioni delle politiche, gli errori di pagamento e gli abusi e gli usi fraudolenti del sistema. Inoltre consente il riesame delle transazioni da parte dei funzionari, i quali potranno darne disposizione. Tutto senza alcun sacrificio in termini di produttività o costi.

  • Tracciati di controllo completi, end-to-end - MarkView Financial Suite consente il monitoraggio delle fatture, da un singolo movimento all'altro. Il sistema mantiene traccia delle modifiche e gestisce un tracciato di controllo completo. Le aziende dispongono di un record contenente informazioni dettagliate per tutti i passaggi del processo, su ogni singolo punto. Così è possibile cogliere automaticamente i possibili conflitti, a livello di transazione. Ciò contribuisce a potenziare l'efficacia e l'efficienza di una solida funzione di controllo interno ed esterno, evitando asserzioni finanziarie erronee. I revisori possono disporre di accesso immediato e autonomo ai tracciati di controllo e alle informazioni di supporto per tutte le transazioni finanziarie, ottenendo controlli rapidi con costi di audit minimi.
  • Supporto per revisioni interne ed esterne - MarkView Financial Suite consente accesso autonomo e immediato alle informazioni di supporto della transazione e ai tracciati di controllo. L'applicazione offre report dettagliati in grado di ottimizzare la funzione di revisione.
  • Diminuzione degli errori di elaborazione e contabilità - Le capacità di acquisizione e indirizzamento di MarkView Financial Suite, ispirate alle migliori pratiche, operano un taglio drastico su un gran numero di errori ricorrenti: immissione dati, documenti smarriti e/o archiviati in modo errato, inadeguatezza delle procedure di autorizzazione. In tal modo contribuisce alla diminuzione dei tassi di errore.

Un ambiente di controllo a rischio è creatore di passività

Le fonti di rischio probabili degli ambienti di controllo sono facilmente identificabili. Ognuna di esse crea passività in grado di compromettere l'efficacia dei costi dell'organizzazione, la qualità della revisione e la capacità di ottenere la conformità alle normative. Esse si riassumono in:

  • Processi basati su documenti cartacei – Un'organizzazione che si affida esclusivamente a processi finanziari basati su carta diviene è suscettibile di inefficienze e rischi. In base a uno studio di PricewaterhouseCoopers, un’organizzazione media AP esegue 19 copie per singolo documento, spende 20 dollari per l'archiviazione di un documento, smarrisce 1 documento su 20, spende 120 dollari per la ricerca di documenti smarriti per i quali dedica 25 ore di lavoro speso alla nuova creazione. In tale ambiente caratterizzato da manualità e documenti cartacei, l'inadeguatezza di controlli interni e lo spreco dilagano nei processi finanziari fondamentali quali approvvigionamento, contabilità fornitori e contabilità clienti.

    Oltre a essere un fattore di rischio di frode, i processi manuali basati su carta costituiscono un terreno fertile per la riproduzione di errori. La causa degli errori del dipartimento AP, quali pagamenti duplicati, pagamenti in eccesso e quelli inerenti l'imputazione dei codici, è da attribuire a processi disorganizzati e disfunzionali. Spesso i pagamenti duplicati sono dovuti alla doppia fatturazione di un fornitore, stanco dell'attesa di tempi di ciclo troppo lunghi determinati da processi inefficienti. Errori di immissione di dati costuiscono spesso la causa dei pagamenti in eccesso.
  • Processi diversi per tipologie di transazione diverse - un gran numero di organizzazioni gestisce le transazioni utilizzando formati e/o fonti diverse. In queste rientrano i formati cartacei, EDI, fax e le fatture elettroniche (EIPP) e ognuna segue un flusso di lavoro e un processo aziendale distinto. Ciò favorisce la creazione di un ambiente di controllo esteso, con conseguente proliferazione di processi fondamentali, i quali finiscono per determinare inefficienze, possibilità di illeciti e costi elevati di conformità e revisione.
  • Informazioni di supporto della transazione in formato cartaceo - I rischi connessi all'utilizzo di documentazione di supporto cartacea si equivalgono a quelli connessi all'utilizzo della carta in altri processi. Le operazioni di archiviazione, recupero, fotocopia, fax e invio di documenti cartacei ne affossano l'elaborazione, rendendo difficoltoso il passaggio tempestivo di associazione dei documenti ai record finanziari ERP. A ciò si aggiungono numerose lacune nell'ambiente di controllo.
  • Struttura di autorizzazioni manuale - Volumi elevati e risorse limitate fanno sì che i processi di autorizzazione manuali si snodino con lentezza, maturino con errori e scarseggino di protezioni (ad esempio per la verifica delle firme).
  • Conflitto di funzioni – Senza aggiungere altro agli innumerevoli casi ammessi tra gli annali della storia dei comportamenti fraudolenti, la separazione delle funzioni rappresenta un elemento essenziale per il mantenimento di controlli interni efficaci. Senza la separazione adeguata delle funzioni (ad esempio immissione fatture e autorizzazione delle stesse) non è possibile raggiungere gli obiettivi di controllo interni.
  • Inaccessibilità della cronologia di revisione – I requisiti imposti dalla legge Sarbanes-Oxley, con la realizzazione di revisioni precise, puntuali ed economicamente produttive, richiedono agilità nel controllo dei record. Processi complessi, caratterizzati da fasi multiple e/o manuali, aumentano considerevolmente l'onere della revisione.

Flussi di lavoro e migliori pratiche

Il flusso di lavoro è la componente più importante dell'automazione di un processo AP, e le risposte alle seguenti domande sono determinanti:

  • Come si crea?
  • Come si integra al sistema ERP?
  • Quali migliori pratiche vengono impiegate al suo interno? Come vengono gestite le eccezioni e le variazioni?
  • In che modo vengono effettuate le modifiche e in che misura influiscono sulla soluzione complessiva?

I flussi di lavoro possono essere di tre tipi:

  • Personalizzati (mediante linguaggio di programmazione o toolkit per lo sviluppo del flusso di lavoro)
  • Basati su modelli
  • Completamente convertiti in prodotti

Nel caso dei flussi di lavoro personalizzati, un gruppo (del settore IT o consulenti) imposta i flussi di lavoro e attraverso un linguaggio di programmazione li rende disponibili.

I modelli di flusso di lavoro generalmente si basano su toolkit di sviluppo o "middleware". I modelli sono flussi di lavoro impostati parzialmente che si possono applicare a operazioni generiche. Per esempio, un toolkit può prevedere un modello per l'elaborazione di rimborsi, di gestione dei conti finanziari e di AP. Il modello fornisce il punto di partenza del flusso di lavoro, ma richiede anche l'intervento (risorse IT o consulenti) per personalizzare il programma, operando modifiche o aggiunte al codice che lo definisce.

I programmi personalizzati sono vincolati alle risorse (personale IT o consulenti) per l'impostazione del flusso di lavoro e delle pratiche ad esso connesse, per l'integrazione ERP, per la documentazione, le fasi di test, la formazione, per il supporto e per l'aggiornamento. Nuove funzioni, correzioni di inevitabili anomalie e aggiornamenti periodici ERP richiedono ulteriori interventi del personale IT o dei consulenti (e quindi ulteriori spese). I costi di acquisizione e gestione sono quindi più alti.

I flussi di lavoro completamente convertiti in prodotti comprendono le migliori pratiche e

  • Forniscono integrazione ERP in tempo reale;
  • Possono essere configurati per soddisfare specifici requisiti;
  • Contengono opzioni che accettano modifiche;
  • Sono documentati, verificati, certificati con il sistema ERP;
  • Offrono strumenti di istruzione e di assistenza in linea;
  • Sono implementabili grazie a un processo standardizzato, verificato e automatizzato; e
  • Richiedono il minor costo di acquisizione e gestione.

Kofax offre flussi di lavoro basati sulle migliori pratiche, completi e convertiti in prodotti per ottimizzare i processi finanziari

I flussi di lavoro basati sulle migliori pratiche offerti da MarkView Financial Suite hanno trasformato le pratiche aziendali e ottimizzato i processi finanziari a massimo beneficio delle più importanti organizzazioni in tutto il mondo. Hanno infatti snellito i processi, migliorato i controlli interni, semplificato il processi di revisione contabile e realizzato aumenti significativi della produttività sia in ambito finanziario sia nelle linee aziendali, con un enorme riduzione dei costi. Al giorno d'oggi la pressione nei confronti dei professionisti del mondo finanziario cresce continuamente; avere la soluzione giusta alla fine paga i dividendi.

Fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica (nota anche come e-Invoicing, EIPP o electronic invoice presentment and payment) dispone di uno storico ben documentato, a supporto di costi di elaborazione delle transazioni di Contabilità fornitori considerevolmente bassi.

La giustificazione dell'investimento nella fatturazione elettronica

Una strategia di fatturazione elettronica deve tenere conto della totalità delle esigenze e dei benefici desiderati in rapporto all'automazione dei processi end-to-end delle Finanze. Una strategia vincente deve comprendere la progettazione di processi ottimali, la creazione di business case e la sicurezza dell'investimento, la selezione e l'impiego ottimale delle tecnologie appropriate, l'adozione da parte del fornitore delle modifiche richieste dall'acquirente in relazione ai processi order-to-cash e, infine, il buon esito dell'adozione delle modifiche di processo interne.

La gestione dei documenti cartacei è estremamente costosa! I processi basati su documenti cartacei sono caotici, costosi, suscettibili di errori e onerosi in termini di tempo. Inoltre mancano di visibilità, presentano difficoltà di integrità, come dimostrano le diverse violazioni di controllo, gli errori e i costi e la complessità della procedure di auditing. La fatturazione elettronica mira a ciascuno di questi problemi con l'intento di:

  • Ottimizzare i processi;
  • Contenere i costi;
  • Eliminare gli errori;
  • Ridurre i tempi di elaborazione della fattura;
  • Aumentare la visibilità;
  • Potenziare i controlli interni e infine
  • Migliorare i livelli di servizio

Utilizzo indipendente

Le funzioni della Contabilità fornitori comprendono un gran numero di partner fondamentali, tra cui unità aziendali, acquisti, fornitori, personale, contabili, revisori contabili e i Direttori finanziario e amministrativo. Nella migliore delle ipotesi, l'adempimento delle richieste dei partecipanti può rivelarsi sconfortante; nella peggiore diventa un peso ingombrante. Le continue ricerche, le controversie, le richieste di informazioni e di correzione degli errori possono bloccare la produttività AP. Tuttavia come sarebbe se i compartecipanti potessero eseguire le attività correlate al dipartimento Contabilità fornitori, in modo indipendente, senza aiuto del personale AP? Questo è il concetto dell'utilizzo indipendente. L'uso indipendente può rivelarsi uno strumento potente per la riduzione dei costi e il potenziamento dei livelli di servizio, accorciando i tempi di ciclo senza compromettere i controlli interni. Allo stesso tempo l'utilizzo self-service tende a ridurre al minimo gli errori, eliminando la ripetizione dell'inserimento dei dati della fattura, le fonti di errore di inserimento dati e di pagamento più comuni.

È possibile impiegare l'utilizzo autonomo attraverso l'intero ciclo di vita dell'elaborazione AP, dalla presentazione/acquisizione della fattura, all'ottimizzazione e gestione dei processi di flusso di lavoro, alla gestione delle risorse AP, alle richieste e alla revisione.

L'utilizzo indipendente potenzia la Contabilità fornitori in quanto:

  • I fornitori di richiedere informazioni sullo stato del pagamento e di inviare le fatture online, tramite un portale dedicato.
  • Le unità aziendali autorizzano e assegnano i codici alle fatture in modo adeguato, senza coinvolgimenti del personale AP.
  • Il dipartimento Approvvigionamenti sblocca i sospesi senza attendere l’OK da parte del dipartimento AP.
  • I responsabili AP e quelli finanziari controllano le metriche fondamentali relative alla produttività, alla gestione della cassa e alla conformità.
  • I dipendenti inviano le ricevute e le note spese.
  • I revisori contabili recuperano la documentazione e i tracciati di revisione senza impegnare il dipartimento AP.

Ciò consente di liberare le risorse lasciandole a disposizione per attività più proficue, quali conformità ai contratti, gestione di cassa, ottimizzazione della produttività, razionalizzazione dei fornitori e analisi di spesa.

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Integrabilità ERP in tempo reale

Il sistema ERP è l'ossatura transazionale dell'azienda, il fulcro sensibile dell'informazione transazionale. Molte soluzioni AP di tipo complementare sembrano essere "integrate" all'ERP mentre in realtà il software duplica informazioni, logiche e funzionalità aziendali già presenti, producendo inefficienze ed errori. L'integrabilità in tempo reale assicura che solo l'ERP sia l"unica fonte del dato" senza duplicazioni di informazioni, logiche e funzionalità aziendali.

Transazioni ERP in tempo reale

Una soluzione AP basata sulle migliori pratiche effettua una transazione in tempo reale. La fattura, appena ricevuta, viene immediatamente inserita nell'ERP. Un approccio meno integrato lascerebbe la fattura fuori dal processo, dalla sua ricezione sino all'approvazione, momento in cui verrebbe inserita nel sistema ERP. Con l'integrazione in tempo reale, tutti i dati che fanno parte del flusso di lavoro sono visibili direttamente dall'ERP. Le richieste vengono evase grazie alle informazioni immediate dell'ERP e allo status del flusso di lavoro. Questo tipo di approccio inoltre assicura l'accuratezza della reportistica finanziaria.

Informazione aziendale e logica d'impresa

L'espressione “unica fonte del dato” vuol dire che nessuna informazione viene duplicata. Il sistema ERP dovrebbe essere l"unica fonte del dato" per:

  • Sicurezza e accesso utenti
  • Gerarchia utenti
  • Limiti di rilevanza
  • Grafici dei conti
  • File principali dei fornitori

Le soluzioni integrate, in tempo reale, sfruttano l'informazione aggiornata e archiviata nel sistema ERP, e utilizzano la logica aziendale ERP per convalidare l'informazione inserita. Quelle che duplicano informazioni e processi aziendali generano problemi a livello di sincronizzazione dati e incongruenze logiche, con il conseguente aumento di errori.

Ambiente utente

Le attività giornaliere dei reparti finanza e approvvigionamento sono centrate su applicazioni ERP. È naturale quindi l'aspettativa che nuove funzionalità vengano fornite in un ambiente complementare all'ERP, non diverso. Allo stesso tempo, coloro che in azienda che revisionano, codificano e approvano le fatture hanno poca consapevolezza dell'ambiente ERP utente; le fasi del loro lavoro avvengono principalmente attraverso software di navigazione (web browser). La soluzione quindi è offrire nuove funzionalità attraverso aree di lavoro totalmente integrate, specificamente create per ciascun tipo di utente.

L'integrazione ERP in tempo reale genera valore aggiunto tangibile

MarkView Financial Suite sfrutta pienamente gli investimenti Oracle e SAP semplificando e automatizzando i processi aziendali che interagiscono con questi potenti sistemi ERP. I flussi di lavoro basati su migliori pratiche eliminano i passaggi non necessari e ottimizzano l'elaborazione da parte di tutti gli utenti coinvolti. L'integrabilità ERP in tempo reale di MarkView Financial Suite fornisce un forte ritorno di investimento con un rapido recupero del capitale investito e ha migliorato enormemente i processi finanziari aziendali delle più importanti organizzazioni mondiali.

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