Kofax MarkView for AP

Ottimizzato AP Transaction Processing

Riduzione dei costi di elaborazione e potenziamento dei controlli

Kofax MarkView for AP ottimizza l’elaborazione delle transazioni tramite l’implementazione di buone pratiche, l’integrazione delle informazioni correlate e lo sfruttamento del sistema ERP esistente. Il Centro servizi condivisi delle finanze utilizza Kofax MarkView for AP a livello esteso attraverso l’azienda, integrando le linee aziendali con i centri geografici. I benefici sono evidenti: le aziende riducono i costi e gli errori, aumentano la visibilità e la rapidità, potenziano i controlli e massimizzano il cash-flow.

Aumento del controllo finanziario, miglioramento del servizio e riduzione dei costi

Kofax MarkView for AP consente ai professionisti AP la visualizzazione online delle fatture durante l’intero processo di autorizzazione e pagamento. Ciò rafforza i controlli, massimizza la produttività e ridimensiona i costi. L’acquisizione nel sistema ERP avviene nel giorno di ricezione della fattura e quindi si pone fine al lavoro di fine mese per la ricerca delle competenze, in quanto le informazioni acquisite sono costantemente monitorate e riportate nel sistema fornitori ERP e MarkView. Un archivio unico per tutte le fatture, comprendente i giustificativi correlati e la cronologia di elaborazione, aumenta il potere di controllo aziendale. Inoltre riduce enormemente i rischi di doppi pagamenti, pagamenti eccedenti il dovuto reale, errori e frodi.

Kofax MarkView for AP aumenta considerevolmente la produttività del personale AP, consentendo di creare rapporti fra i dipartimenti senza aggiungere persone o riassegnare le risorse. La gestione di cassa è ottimizzata: ciascuna fattura è gestita dal momento della ricezione fino al pagamento; le regole operative garantiscono vantaggi di scambio tra puntualità del saldo, potenzialità di sconto e penali dovute a ritardati pagamenti. Questo tipo di automazione genera una riduzione di costi e assicura la soddisfazione del cliente. L’integrazione tra Kofax MarkView for AP e l’applicazione fornitori ERP significa un’unica immissione dei dati di pertinenza nel solo sistema ERP. In tal modo si crea una fonte di verità assoluta che si traduce nella riduzione dei costi di proprietà.

Personale incaricato e fornitori possono accedere in modo indipendente allo stato del pagamento, via web, con considerevole diminuzione delle onerose richieste di informazioni al dipartimento AP. L’accesso online alle informazioni correlate alla contabilità inoltre riduce sensibilmente i tempi, le difficoltà e i costi di auditing. Una soluzione eccellente che si pone come reale complemento del sistema ERP esistente.

Sfruttamento del sistema ERP esistente

Il processo di acquisizione e gestione dei dati di fatturazione di Kofax Capture è interamente automatizzato e veloce. Esso consente alle aziende di di realizzare l’ottimizzazione e l’automazione dei processi di approvvigionamento globali in modo completo. Inoltre Kofax Transformation Modules offre procedure intelligenti per la classificazione, l’estrazione e la convalida dei dati. La maggior parte dei costosi sistemi ERP non sono sfruttati appieno. Ciò dipende dalla mancata ottimizzazione dei processi aziendali con i quali essi interagiscono. Gli stessi volumi di email, fax e ammassi di carta in entrata e in uscita permangono ben oltre il termine dell’implementazione ERP. Tuttavia la tempestiva acquisizione delle fatture con Kofax Capture e Transformation Modules, consente alle aziende di ottenere la reale automazione del processo di approvvigionamento, dalla richiesta al pagamento. Anni di esperienza e centinaia di progetti realizzati hanno consentito a Kofax di cristallizzare le migliori pratiche in flussi di lavoro liberi da blocchi informativi. In tal modo è possibile ottimizzare i processi AP.

Kofax MarkView for AP consente la gestione delle transazioni accompagnate da PO o meno. Le fatture con approvazione preliminare o con PO, ottimizzano i lenti processi di risoluzione delle controversie. Le informazioni correlate sono acquisite automaticamente, estratte e convalidate. Quindi saranno inviate al responsabile di pertinenza. Kofax MarkView for AP fa sì che tutte le informazioni e gli strumenti siano immediatamente accessibili agliutenti, al fine di risolvere le controversie o i sospesi e autorizzare il pagamento della fattura. MarkView consente l’accesso online ai dati della fattura o dell’ordine di acquisto e in tal modo diminuisce considerevolmente i costi e i tempi di recupero delle informazioni da parte del dipartimento AP.

Kofax MarkView for AP importa direttamente in AP le fatture fornitore senza ordine di acquisto, Kofax MarkView for AP ottimizzando il processo di codifica e autorizzazione. Inoltre l’applicazione sfrutta la sicurezza e le gerarchie di approvazione del sistema ERP per inoltrare la fattura al responsabile operativo pertinente, tramite un link inviato via email. Alla ricezione il responsabile apre il collegamento. quindi visualizza la fattura tramite browser, per la revisione, la codifica e l’autorizzazione. I centri di costo, procedura lenta e difficile da ricordare, vengono attribuiti in modo esatto alla prima immissione dei dati con MarkView. Successivamente saranno raffrontati e convalidati con le tabelle ERP, in tempo reale. Il responsabile non dovrà fare altro che autorizzare o rifiutare, portando il processo alla sua conclusione.

Facile accesso ai dati

Kofax MarkView for AP integra un prodotto leader per l’acquisizione, la classificazione, l’estrazione di informazioni e la convalida dei documenti con un set completo di flussi operativi basati sulle migliori pratiche. L’interazione tramite browser web è del tutto simile a quella basata su documenti cartacei. Kofax MarkView for AP offre un processo aziendale unico e coerente per ogni tipo di supporto: cartaceo, fax, EDI, fattura elettronica e altri. Senza tralasciare i ruoli, le posizioni e i modelli operativi. Note, appunti, evidenze, commenti e azioni sono applicati direttamente sul documento elettronico. L’accesso ai documenti tramite web, disponibile per le persone interne o esterne all’azienda, amplia i limiti di coinvolgimento nel processo, oltre il singolo dipartimento AP. I responsabili operativi e i fornitori possono utilizzare il sistema senza formazione, in quanto i moduli e le schermate sono assolutamente semplici e intuitivi. Il processo aziendale assume coerenza in quanto tutte le fonti informative vengono acquisite e disposte su un’interfaccia unica e familiare. Kofax MarkView for AP è l’unico software applicativo per l’automazione completa della Contabilità fornitori prodotto da una sola azienda.

I vantaggi di Kofax MarkView for AP

  • Riduzione dei tempi di ciclo, con conseguente aumento di soddisfazione dei clienti interni ed esterni e ottimizzazione del cash-flow. La puntualità dei pagamenti consente l’accesso alle politiche di sconto, elimina le penali di ritardo e diminuisce la possibilità di pagamenti duplicati dovuti a doppio invio della fattura da parte del fornitore.
  • Stop ai documenti smarriti o archiviati in modo errato. L’acquisizione online delle fatture è immediata, senza smarrimento o errori di archiviazione. Non vi sarà più necessità delle operazioni di copia, fax e reinvio delle fatture.
  • Riduzione dei costi di spedizione e conservazione dei documenti. Le fatture non dovranno più essere inviate via posta per motivi di controllo e autorizzazione, né sarà necessaria la conservazione fisica delle stesse.
  • Aumento di produttività dato dalla riduzione dei tempi di preparazione e autorizzazione delle fatture, di gestione delle richieste dei fornitori e dei tempi di elaborazione in back-office.
  • Visualizzazione dei tracciati cronologici per le esigenze di auditing. Grazie alla gestione online dei documenti giustificativi dei movimenti di competenza AP, le aziende dispongono di maggiore efficienza nei processi di auditing. La gestione delle richieste delle fatture e dei documenti correlati avviene online, con accesso indipendente.
  • Riduzione o eliminazione delle multe e delle penali correlate a procedure di revisione errate o a mancata conformità.
  • Miglioramento degli standard e del monitoraggio delle performance. I dati acquisiti in tempo reale agevolano la favorevole evoluzione del processo. Il costo per singola fattura o per elemento di riga di fattura divengono punti di riferimento accessibili in modo rapido.
  • Aumento del controllo e della visibilità. I flussi operativi automatizzati consentono il potenziamento di politiche di controllo quali la suddivisione in tranche isolate, ad esempio l’elaborazione delle fatture e gli obblighi di manutenzione da parte del fornitore. Il dipartimento AP dispone di una prospettiva limpida all’interno dei processi, riuscendo a evitare e a rilevare perdite dovute a frodi.
  • Riduzione dei costi per il recupero dei dati in seguito a sinistri o disastri. La gestione delle informazioni inerenti i processi fondamentali avviene online. Ciò agevola il trasferimento dei dati su archivi esterni.
  • Diminuzione degli errori di processo che determinano attività non produttive, richieste di informazioni da parte dei fornitori e pagamenti errati, duplicati o in ritardo.
  • Riduzione dei costi di conformità. I processi automatizzati agevolano le pratiche di conformità alla legge Sarbanes-Oxley.
  • Ottimizzazione della qualità e della coerenza. L’automazione e l’accuratezza delle procedure di estrazione e convalida dei dati consentono il contenimento dei costi in termini di installazione e manutenzione.

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