Kofax Communication Server

Il software per la comunicazione aziendale

Kofax Communication Server è una soluzione di comunicazione che garantisce lo scambio affidabile dei messaggi business critical fra applicazioni, dispositivi e persone. Integrando le sue potenzialità con tutti i processi aziendali, indipendentemente dal luogo, dal dispositivo e dal mezzo di supporto, Kofax Communication Server consente l'automazione dei processi aziendali e accelera le attività dell'azienda. Il server si interconnette con tutti i tipi di supporto più diffusi (fax, SMS, MMS, messaggi vocali, telex) e tuttavia grazie a un'unica interfaccia prescinde dalle singole complessità o dai diversi meccanismi di funzionamento.

Comunicazione aziendale estremamente affidabile

Grazie a 25 anni di esperienza, Kofax Communication Server offre capacità di comunicazione con elevato livello di stabilità. La totale autonomia relativa alle funzionalità di base, senza rapporti di dipendenza da terze parti, garantisce il massimo livello qualitativo. Tale concetto unitamente a quello dell'unificazione dei messaggi di notifica offrono la garanzia che in caso di errore di un qualsiasi componente, in qualsiasi momento, nessun messaggio non confermato vada perduto.

Una soluzione centralizzata, conforme e consolidata

Grazie a una soluzione di comunicazione consolidata e centralizzata, Kofax Communication Server consente di eseguire tutte le attività amministrative e di interconnettersi con altre applicazioni, in un punto centrale. Ciò permette una significativa riduzione dei costi e garantisce elevata trasparenza dell'intero flusso di comunicazione aziendale. Il tracciamento del trasferimento dei messaggi (TC/Report) garantisce costi di comunicazione minori, con possibilità di passarli a sistemi di clearing e quindi imputarli ai singoli reparti o persone. Il monitoraggio inoltre consente che tutti gli eventi rilevanti ottemperino a normative quali SOX, HIPAA, Basilea II e USA Patriot Act.

Integrazione MFP

La capacità di integrare i dispositivi multifunzione nel panorama delle comunicazioni aziendali consente un enorme potenziale di risparmio sui costi e soddisfa i requisiti di legge. Tali dispositivi sono connessi al server e tutti i documenti in entrata e in uscita vengono indicizzati e archiviati a livello centrale. Qualsiasi informazione di rilievo per la conformità viene registrata e tracciata in modo automatico. I singoli dispositivi MFP non necessitano più di linee telefoniche o schede fax supplementari.

Grazie a Kofax VRS, la scansione avviene in modo semplice e con risultati di alta qualità, a loro volta facilmente trasmissibili via fax. Kofax VRS consente di effettuare il riconoscimento del testo e l'invio di fax senza dover modificare le impostazioni dei documenti con differenze di luminosità e contrasto. Le interfacce, quali i sistemi ERP o le risorse per la gestione documentale, assicurano la riduzione del carico di lavoro e quindi dei costi.

Integrazione con qualsiasi applicazione o dispositivo

Kofax Communication Server è integrabile con qualsiasi applicazione e consente di accelerare i processi aziendali mainstream. L'accesso a tutti i servizi e dati viene garantito da interfacce standard ben documentate (basate su file o Web), in modo sicuro e uniforme. Per esigenze specifiche, sono disponibili API per sviluppatori da utilizzare autonomamente o con la collaborazione del gruppo Servizi professionali Kofax. Inoltre, i connettori per applicazioni permettono la comunicazione con applicazioni enterprise quali MS Exchange, Lotus Notes, SAP e IBM WebSphere MQ.

Hardware per la comunicazione indipendente dal server

Kofax Communication Server offre un gateway “plug-and-play” indipendente dal server, inseribile nella LAN e nelle linee telefoniche. Anziché dover eseguire cablaggi complessi tra il server fax e il PBX, il server linea può essere semplicemente installato accanto al PBX e quindi connesso alla LAN. Inoltre è possibile aumentare l'affidabilità utilizzando più server linea. In caso di un guasto hardware è possibile sostituire il server linea senza dover aprire o arrestare i PC per sostituire le schede PCI. Il server linea è un dispositivo a manutenzione autonoma, perfetto per le sedi delle filiali prive di assistenza IT. I server linea possono essere preconfigurati e quindi spediti alle diverse destinazioni; qui possono essere collegati al sistema principale della sede, con requisiti di configurazione e manutenzione minimi.

Supporto per mezzi di comunicazione basati su IP

Il protocollo Fax over IP (FoIP) offre alle aziende la possibilità di sfruttare l'infrastruttura IP esistente e ridurre i costi totali di proprietà. Le aziende con infrastruttura VoIP possono servirsene (utilizzando ad esempio i gateway esistenti) e ottenere tutti i vantaggi del fax tradizionale: sicurezza transazionale, basata su connessione in tempo reale, sicura e senza vincoli di formato. Non vi è più necessità di hardware proprietario e le singole linee telefoniche per fax non hanno più ragione di esistere.

I canali Voice over IP (VoIP) di Kofax Communication Server rappresentano un'opportunità di risparmio per le aziende che utilizzano funzionalità vocali (ad esempio Alerting, Escalation, Broadcast e IVR, o Interactive Voice Response) integrando in tutti i PABX un'interfaccia H323 o SIP.

Diverse funzioni avanzate quali MWA (Message Wait Agent, spia lampeggiante sul telefono all'arrivo di un nuovo messaggio, che sia fax o altro) sono disponibili per Cisco Call Manager mediante un componente di integrazione nativo.

Invio elettronico e sicuro dei documenti, gestione dell'inoltro ai livelli successivi

L'invio sicuro dei documenti (SDD) garantisce che tutti i documenti basati su carta (compresi i fax) possano essere inviati via e-mail e siano conformi alla legislazione vigente. SDD fa sì che ordini, conferme, informazioni per la fatturazione e altri documenti importanti e vincolanti in termini di legge siano automaticamente convertiti in messaggi e-mail, contenenti un collegamento standard Adobe PDF o TIFF ospitato su server Web. Tale metodo di inoltro garantisce che il destinatario riceva il documento nel formato stabilito dal mittente e inoltre consente il tracciamento del destinatario e dell'ora di ricezione, elaborazione o inoltro del messaggio. Tutte le transazioni vengono archiviate automaticamente (compresi i tracciati audit). Non servono complesse infrastrutture di decodifica delle e-mail in quanto queste sono memorizzate su un Kofax Communication Server (SSL) sicuro. Oltre a ciò, è possibile proteggere l'accesso alle informazioni integrando un procedimento di autorizzazione con la richiesta di nome utente e password. Poiché avviene la registrazione di tutti i processi, qualora il messaggio non venga scaricato entro un periodo di tempo e nella parallela stabiliti, il sistema è in grado di informare automaticamente l'utente. Il sistema esegue automaticamente l'inoltro del messaggio al livello successivo utilizzando canali diversi (casella vocale, SMS o altro).

Automazione dei processi aziendali basati su e-mail

Avvio dei processi aziendali con informazioni acquisite da e-mail e allegati

L'utilizzo sempre più diffuso della posta elettronica ha determinato nelle organizzazioni con un alto tasso di comunicazioni provenienti dai clienti un incremento annuo del traffico e-mail pari al 70%. La rapidità di risposta e reazione a questo tipo di comunicazione rappresenta un aspetto fondamentale per garantire al cliente un'esperienza di servizio positiva.

Per automatizzare la documentazione dei processi di business e conseguire sia eccellenza operativa sia una sostanziale riduzione dei costi, è importante acquisire la corrispondenza e-mail e altri documenti al loro arrivo. Tali informazioni vengono quindi convertite in informazioni digitali disponibili per i vari processi e trasmesse ai flussi di lavoro, ai processi e alle applicazioni di pertinenza.

Kofax offre potenti funzionalità per l'acquisizione di comunicazioni e-mail e allegati, tra cui:

  • Conversione in immagini del testo dei messaggi e-mail e di tutti gli allegati stampabili
  • Disponibilità degli allegati sia in formato binario che come immagini
  • Supporto per messaggi nidificati
  • Estrazione delle informazioni rilevanti dai messaggi e-mail e dagli allegati
  • Classificazione e trasmissione delle informazioni acquisite ai flussi di lavoro e ai processi
  • Archiviazione automatica dei messaggi e-mail e degli allegati con modalità sicure e verificabili
  • Notifiche automatiche mediante e-mail, SMS e altro

Grazie a questa ampia gamma di funzionalità, è possibile avviare i processi aziendali al momento stesso della ricezione di un messaggio e-mail, senza che sia necessario intervenire manualmente o stampare alcun documento. I vantaggi derivanti sono molteplici:

  • Maggiore efficienza di elaborazione
  • Contenimento dei costi
  • Maggiore precisione dei dati
  • Tempi di risposta più rapidi
  • Migliore assistenza clienti

Vantaggi derivanti dall'utilizzo di Kofax Email Capture

Tempi di risposta più rapidi e contenimento dei costi per la gestione delle note spese

Grazie alle soluzioni Kofax, un produttore a livello globale ha implementato il processo di gestione delle note spese in modo centralizzato e completamente automatizzato. I dipendenti, dislocati nelle diverse sedi in tutto il mondo, inviano le note spese con i relativi allegati (report, ricevute, fatture e così via) a un indirizzo e-mail centralizzato per l'elaborazione diretta.

Risultati: tempi di risposta ridotti, minor numero di chiamate, servizio migliore e maggiore soddisfazione dei dipendenti, infrastruttura consolidata vantaggiosa e risparmi significativi.

Miglioramento del servizio, maggiore efficienza operativa, contenimento dei costi

Una compagnia di assicurazioni statunitense ha implementato un sistema centralizzato di acquisizione ed elaborazione diretta di tutte le comunicazioni e-mail provenienti dai clienti. Grazie alla classificazione e all'estrazione di metadati, viene avviata la trasmissione delle informazioni digitali ai processi e al personale di pertinenza. I documenti relativi alle richieste di indennizzo vengono rapidamente consolidati con conseguente riduzione dei tempi di elaborazione delle pratiche, mentre i contratti ed altri documenti possono essere velocemente condivisi con i broker.

Risultati: maggiore efficienza operativa, migliore assistenza clienti, maggiore tempestività nella gestione delle richieste di informazioni, maggiore efficienza nella gestione delle polizze, degli indennizzi e delle fatture.

Gestione documentale più efficiente e conformità con le normative inerenti la riservatezza dei dati

L'acquisizione e l'elaborazione diretta di corrispondenza e-mail e documenti ha consentito a una banca statunitense di semplificare e velocizzare i processi di documentazione di portafogli e asset. Per garantire la conformità con le normative inerenti la riservatezza e la sicurezza dei dati, tutti i messaggi e-mail e gli allegati vengono indicizzati e trasmessi alle applicazioni mediante crittografia SSL e convalida dell'origine e dell'indirizzo IP di provenienza. Il flusso di dati è monitorato all'interno dell'organizzazione, dal punto di immissione, attraverso i vari punti di contatto e fino all'archiviazione definitiva.

Risultati: accesso rapido e protetto alle informazioni importanti, integrazione diretta con i processi di gestione degli asset e dei portafogli, migliore assistenza clienti e riduzione degli interventi manuali e dei costi.

Elaborazione delle fatture consolidata e più rapida

La piattaforma di acquisizione Kofax consente a numerosi clienti di consolidare l'acquisizione di tutte le fatture in entrata, siano esse sotto forma di allegati e-mail, fax o documenti cartacei. Le fatture vengono indicizzate con i relativi metadati al punto di ingresso e trasmesse al processo o all'applicazione di pertinenza.

Risultati: maggiore efficienza nell'elaborazione delle fatture, migliore qualità nell'elaborazione dei dati, migliore gestione di cassa, notevole contenimento di costi e migliori rapporti con i fornitori.

Le soluzioni Kofax offrono alle imprese tutti i vantaggi derivanti da una piattaforma unificata per l'acquisizione di dati e documenti di ogni tipo (e-mail, fax, documenti cartacei e formati elettronici) e per la comunicazione e lo scambio di informazioni.


Messaggistica unificata

Posta elettronica, fax, telex, telefono, SMS o MMS: grazie a una soluzione di messaggistica unificata, le informazioni aziendali sono disponibili mediante più canali. Le persone possono accedere alle informazioni da diversi dispositivi, in ufficio, in viaggio, ovunque debbano recarsi per esigenze lavorative.

L'accesso e la ricerca delle comunicazioni appropriate da varie fonti quali computer, fax o cellulare avvengono con maggiore rapidità e si integrano con facilità nel normale ambiente di lavoro dei dipendenti, come le caselle di posta di MS Outlook o di Lotus Notes.

Il sistema unificato garantisce che le persone ricevano le informazioni business critical in modo rapido ed efficiente. Ciò consente di sfruttare i vantaggi derivati dalla riduzione dei costi di amministrazione, dal personale più motivato e da una diminuzione del carico di lavoro di circa 30 -120 minuti per dipendente (fonte: studio Intel). Inoltre è possibile evitare trasmissioni doppie, ridurre i costi telefonici (VoIP), ottenere tempi di risposta più rapidi e tracciare le comunicazioni.

Funzionalità:

  • Disponibilità immediata di tutti i messaggi e dati
  • Accesso ai messaggi anche quando si è fuori sede
  • Formazione non necessaria: stessa interfaccia utente del client di posta elettronica per e-mail, fax, messaggi vocali e SMS
  • Approccio server singolo centralizzato, con integrazione di tutte le comunicazioni
  • Apparecchi di connessione per le aziende con più filiali, per unificare la messaggistica ovunque ve ne sia richiesta
  • Livello di disponibilità elevato e configurazione a tolleranza di errore, per il richiamo delle informazioni da un'ampia gamma di canali di comunicazione, in modo affidabile e in qualsiasi momento
  • Archivio contenente tutti i messaggi, a prescindere dal supporto e dal formato, con funzionalità di ricerca testo integrale
  • Tracciamento di tutte le comunicazioni in conformità alla legislazione vigente: SOX, HIPAA, Basilea II e Patriot Act degli Stati Uniti
  • Opzioni di controllo dell'amministratore su disponibilità e utilizzo, sia per i sistemi che per i messaggi inviati e ricevuti
  • Sistemi di caselle vocali con messaggi registrati personalizzati
  • Modalità di inoltro dei messaggi vocali definibile dall'utente
  • Composizione del numero pratica, direttamente dalla rubrica indirizzi

Messaggistica di produzione

L'integrazione dei mezzi di comunicazione quali fax ed e-mail nei processi aziendali consente flussi di lavoro migliori, riduce i costi operativi e contribuisce a rispettare i requisiti legali. Con Kofax Communication Server, i messaggi in entrata vengono compressi, archiviati e trasmessi al processo aziendale appropriato in modo rapido e indipendentemente dal tipo di supporto o dal formato. Niente più rischio di ritardi o messaggi smarriti.

I messaggi in uscita possono essere inviati a qualsiasi destinatario e sistema, singolarmente o in gruppo, mediante supporti diversi quali fax, e-mail, SMS o messaggi vocali. Inoltre è possibile impostare chiamate automatiche per gestire eventi critici da inoltrare, quali ad esempio arresto del sistema e altri tipi di avvisi.

Sia che si tratti di creare e inviare messaggi direttamente da un'applicazione aziendale o da applicazioni groupware consolidate (desktop fax) quali Lotus Notes e Microsoft Exchange, le soluzioni Kofax coprono tutte le funzioni richieste dall'azienda e si integrano uniformemente nel sistema IT in uso.

Kofax Communication Server offre ai clienti la possibilità di trarre tutti i vantaggi di un prodotto leader di mercato (fonte: Computer-Based Fax Markets, 2006-2011, Davidson Consulting, 25,2% della quota di mercato di fax di produzione)

Funzionalità:

  • Trasferimento di messaggi affidabile, inoltro dei problemi ai livelli successivi
  • Sicurezza transazionale
  • Approccio server singolo centralizzato, con integrazione di tutti i canali di comunicazione in un sistema omogeneo
  • Apparecchi per le filiali (fax e interfaccia vocali alla rete PSTN) connessi mediante protocollo IP: le aziende con sedi dislocate possono predisporre gli elementi della soluzione Kofax ovunque, con tutte le caratteristiche e le funzionalità, anche in località distanti, usufruendone come in sede.
  • Possibilità di archiviazione conforme ai regolamenti e alla legislazione vigente (SOX, HIPAA, Basilea II e Patriot Act). Il sistema Kofax archivia tutti i messaggi in entrata e in uscita, rendendoli disponibili per la ricerca, ovunque siano necessari. Supporto per l'integrazione in tutti i principali sistemi ECM.
  • Disponibilità di più interfacce aperte (WEB, API, SMTP e FILE)
  • Collegamento con una vasta gamma di applicazioni aziendali (IBM WebSphere MQ o ActiveX)
  • Livello di disponibilità elevato e configurazione a tolleranza di errore assicurano il richiamo delle informazioni da un'ampia gamma di canali di comunicazione, in modo affidabile e in qualsiasi momento.
  • Opzioni di controllo dell'amministratore per la disponibilità e l'utilizzo, sia dei sistemi che dei messaggi inviati e ricevuti.
  • Costi di smistamento minimi

Short Message Service (SMS)

SMS (Short Message Service) è diventato un importante mezzo di comunicazione tra i dipendenti, i partner e clienti. Kofax offre due soluzioni SMS:

  • Per le aziende con un elevato volume di messaggi SMS (produzione messaging), Kofax Communication Server trasmette i messaggi al provider tramite una connessione IP.
  • Per le aziende con un basso volume di messaggi SMS (meno di 1000 messaggi al mese), Kofax fornisce un facile da installare GSM box che si collega al Kofax Communication Server tramite LAN. E' adatto a tutte le frequenze (900, 1800, 1900 e, su richiesta, a 850 MHz) e regioni del mondo, ed è compatibile con le schede SIM standard.

Con un SMS soluzione sulla base del Kofax Communication Server, un'azienda può supportare un'ampia gamma di servizi a valore aggiunto via SMS broadcasting o singoli SMS, tra cui:

All'interno di un'organizzazione

  • Le notifiche via email, fax o messaggi vocali
  • Gli avvisi relativi alle situazioni critiche, come ad esempio gli errori del server
  • Promemoria di attività e gli appuntamenti
  • Gli aggiornamenti di personale sul campo, come ad esempio nuovi ordini, richieste dei clienti e commissioni
  • Richieste di informazioni da banche dati interne, come ad esempio sistemi ERP e CRM
  • Configurazione messaggi

Assistenza alla clientela

  • Avvisi e annunci
  • Notifiche di lo stato dell'ordine e dei solleciti
  • Erogazione dei codici di accesso (ad es., PIN in banking)
  • Gli avvisi relativi alle variazioni dei prezzi dei titoli e il saldo dell'account limiti
  • Avvertimenti e allergia al polline avvertenze
  • Configurazione profili WAP per i messaggi, vcard e immagini

Facilità di utilizzo

Il Kofax Communication Server può essere integrato praticamente in qualsiasi ambiente di e-mail o un'applicazione senza l'aggiunta di nuove applicazioni per il desktop dell'utente. L'utente può inviare messaggi SMS dal proprio client di posta elettronica come Microsoft Outlook e Lotus Notes. L'indirizzamento designa automaticamente il provider, e non consegna le notifiche possono essere restituiti alla sua casella di posta. La soluzione Kofax SMS supporta tutte le lingue tramite Unicode.

Comunicazione sicura

SMS è sicuro contro i virus e l'accesso all'esterno, e tutti i traffico di messaggi è registrata e tracciabile. In aggiunta, tolleranza di errore può essere raggiunto attraverso l'utilizzo di diverse caselle SMS e fornitori.

Alta Funzionalità

Un messaggio SMS in uscita di più di 160 caratteri viene automaticamente suddiviso in più messaggi, e poi ricostruita sul cellulare del destinatario. I messaggi SMS in arrivo vengono inoltrate direttamente alla cartella della posta in arrivo dell'utente.

Integrazione ERP

Il sistema ERP è il nucleo fondamentale di molte aziende. Queste soluzioni a supporto delle procedure interne aziendali offrono una vasta scelta di applicazioni e funzioni. Tuttavia spesso è difficile integrare in modo efficiente i sistemi aziendali interni e la comunicazione con i clienti, con i partner o con i fornitori esterni.

L'integrazione uniforme di tutti i canali di comunicazione utilizzati in azienda o che ruotano intorno a essa, nel sistema ERP, rappresenta una delle attività più importanti relative all'ottimizzazione dell'infrasttuttura delle comunicazioni aziendali. Il sistema ERP raggiunge la sua piena efficacia solo con l'integrazione automatica di tutte le informazioni (siano esse in formato fax, SMS, messaggi e-mail o vocali) per l'elaborazione e l'invio ad altri utenti o sistemi.

Grazie ad anni di esperienza nell'integrazione delle soluzioni di comunicazioni negli ambienti ERP (SAP, ORACLE, Siebel e PeopleSoft) e in quanto Complementary Software Partner di SAP, Kofax è in grado di integrare tutti i servizi di comunicazione nei sistemi ERP, nonché in sistemi leader di settore a livello mondiale quali SAP R/2 e R/3.

Funzionalità:

  • Integrazione in tutti gli ambienti ERP più comuni
  • Invio e ricezione di messaggi attraverso tutti i supporti (fax, e-mail, SMS e così via).
  • Documentazione e archiviazione automatica di tutti i messaggi
  • Abbattimento dei costi grazie all'elaborazione automatizzata delle informazioni in entrata e in uscita

xSP - Fornitori di servizio

I fornitori di servizio definiscono la loro competitività in base alla qualità dei loro servizi. In un mercato estremamente competitivo, solo gli xSP con la migliore infrastruttura sopravvivono.

I requisiti di prestazioni e comunicazione e le procedure di fatturazione diventano sempre più complessi nella fornitura dei servizi e, di conseguenza, la gestione della comunicazione diventa più impegnativa. Per offrire i migliori strumenti di servizio che consentono una facile comunicazione su tutte le interfacce, è necessario utilizzare formati e limiti. L'esecuzione di rapporti, il monitoraggio e lo sviluppo di servizi di comunicazione personalizzati e prodotti di servizio esigono prestazioni elevatissime dall'infrastruttura di comunicazioni.

Funzionalità

  • Scalabilità - interfacce aperte a tutte le applicazioni aziendali comunemente utilizzate: SAP, IBM, Oracle, Microsoft Exchange, Lotus, Novell e così via.
  • Elevato livello di affidabilità e sicurezza

Conformità

Le aziende hanno bisogno di documentare e controllare tutta la messaggistica in entrata e in uscita per soddisfare le direttive normative quali Sarbanes Oxley, HIPAA e Basel II.

Queste direttive regolano la trasmissione e la gestione di informazioni e richiedono un severo monitoraggio, la registrazione e la tracciabilità di tutti i processi. Le MFP sono una potenziale lacuna della sicurezza nel processo di archiviazione poiché spesso i documenti inviati dall'azienda tramite MFP non vengono archiviati. Collegando le MFP a Kofax Communication Server tramite una rete LAN, tutti i documenti in entrata e in uscita sono indicizzati e archiviati a livello centrale e tutti i processi vengono registrati. In tal modo è possibile supportare iniziative aziendali per soddisfare i requisiti di conformità.

La maggior parte delle direttive di conformità richiede che i singoli che creano o accedono ai documenti possano essere identificati e che l'azienda sia in grado di gestire diversi livelli di autorizzazione. Kofax Communication Server facilita agli amministratori l'accesso e il controllo delle impostazioni e delle funzioni di sicurezza. Il facile collegamento alla maggior parte dei sistemi di repository supporta l'archiviazione di tutti i documenti rilevanti e di altre informazioni.

Funzionalità:

  • Supporto di ubicazioni remote
  • Riduzione delle linee analogiche necessarie per i fax
  • Integrazione di tutti i mezzi di comunicazione su un sistema centrale per il monitoraggio dei processi
  • Connettività su un'ampia gamma di sistemi ECM

Consolidamento

Le aziende sono alla ricerca di modi per sfruttare al meglio l'infrastruttura esistente e per centralizzare i processi e la gestione. Queste sono principalmente iniziative di consolidamento e di riduzione dei costi. Nel corso del consolidamento e della centralizzazione delle infrastrutture esistenti, molte aziende stanno sostituendo i numerosi scanner, fax, stampanti e fotocopiatrici che utilizzano con dispositivi multifunzione. Con Kofax Communication Server, questi dispositivi possono essere consolidati in una infrastruttura di comunicazione comune. L'infrastruttura IP esistente può essere sfruttata al meglio per fornire valore aggiuntivo e Kofax Communication Server può archiviare tutte le transazioni nel sistema ECM dei clienti desiderato.

In aggiunta, tutti i costi di comunicazione sono monitorati in modo trasparente. Vengono raccolti e trasmessi ai sistemi di compensazione dove possono essere quindi assegnati a persone o a dipartimenti.

Funzionalità:

  • Riduzione dell'utilizzo di carta. Distribuzione di fax ad altri utilizzando applicazioni a livello aziendale quali Microsoft Outlook, Lotus Notes e altre
  • Risparmio di tempo grazie all'aumentata velocità dei processi
  • Soluzione completamente scalabile per gruppi di lavoro e multinazionali
  • Affidabilità aziendale
  • Supporto di ubicazioni remote
  • Concetto di line server univoco con elevata sicurezza
  • Concetto di server distribuito resistente ai guasti
  • Riduzione di hardware e manutenzione
  • Integrazione di tutti i mezzi di comunicazione su un sistema centrale che monitora i costi

Straight-Through Processing of Fax Orders for Funds Administration

Success in the securities industry depends on real-time transaction processing. But today, only 50% of transactions are handled completely electronically. The remaining 50% are still confirmed via fax.

Fax is a secure and reliable medium, but faxed orders require manual processing, which slows down the order-handling process and causes extra management risk. Each fax must be printed, sent manually to the right person and then typed into a back-office application before it can be processed. This manual process is slow, costly, error-prone and not compliant. Slow processing also increases the risk that an order will miss the "cut-off time" – the deadline for the current exchange rate of the fund.

And because the volume of trading orders is growing 50% per year, investment banks must continually hire new people to keep up with the manual processing.

The processes that suffer most from manual processing are order handling and confirmation, matching of orders with contracts and confirmation with orders, clearing and settlement, reporting and tax calculation, archiving and funds management information.

In addition, clients who send trade orders via fax do not receive confirmation that their orders have been received, which means that errors or lost orders are not discovered until it's too late. And since fax message traffic is generally not archived, the original message cannot be retrieved to correct the error.

Any of these problems can start to damage a bank's or trader's reputation considerably.

Demands:

Investment banks typically want to

  • Reduce processing cost
  • Increase security and reduce errors
  • Eliminate manual processing
  • Speed up processing
  • Increase the service to their customers
  • Fulfil archiving and compliance requirements
  • Have a highly reliable fax-handling system

Straight-Through Fax Processing for Funds Administration

Kofax is unique in its ability to meet these demands by automating the fax-handling and confirmation process — from the receipt of a fax all the way to confirmation of the trade order — through the company's combination of products for the communication, capture and extraction of information.

Kofax products can automatically

  • receive trade documents via fax,
  • classify the messages (SWIFT* message type MT 502, MT 509, MT 515, etc.),
  • extract and validate the key information (such as the ISIN number),
  • convert the required data and release it to SWIFT (ISO 15022, ISO 20022 or any other XML format), and
  • send confirmation of the trade order (MT 502, MT 509, MT 515, etc.).

This unique set of capabilities gives investment banks a fast, secure way to process faxed funds orders.

Business Benefits

  • The order process becomes more transparent as a full audit trail is available to fulfil compliance needs.
  • Processing costs are minimized because manual efforts are significantly reduced.
  • Customer service improves because of faster processing time and better communication with clients.

* SWIFT is an industry-owned co-operative, supplying secure, standardised messaging services and interface software to nearly 8,100 financial institutions in 207 countries and territories. SWIFT members include banks, broker-dealers and investment managers.

Integrazione MFP

Un gran numero di aziende ha messo in atto la sostituzione di singole stampanti, fotocopiatrici, scanner e fax con prodotti multifunzione (MFP). Tuttavia, se implementati come dispositivi autonomi esterni alla strategia di comunicazione aziendale, gli apparecchi MFP comportano problemi di conformità, di spesa e di amministrazione.

Kofax Communication Server consente alle aziende di sfruttare i vantaggi derivati dall'integrazione dei dispositivi MFP all'interno dell'infrastruttura IT e delle reti esistenti.

Consolidamento

  • Abilitazione delle funzionalità fax per tutti i dispositivi MFP abilitati in rete
  • Eliminazione dei singoli apparecchi fax e delle schede fax integrate nei dispositivi MFP
  • Eliminazione della necessità di singole linee telefoniche per ciascun MFP
  • Supporto per ambienti di telefonia IP (Fax over IP)
  • Invio dal dispositivo MFP con il numero di fax o l'indirizzo e-mail dell'utente
  • Invio delle notifiche di consegna e delle risposte direttamente al client di posta elettronica dell'utente.
  • Abilitazione dell'imputazione delle spese di trasmissione al centro di costo
  • Gestione della comunicazione centralizzata in ambienti distribuiti
  • Aumento dello spazio negli uffici, grazie a un minor numero di dispositivi

Conformità

  • Autorizzazione dell'utente sul dispositivo MFP
  • Workflow di autorizzazione per i fax in uscita
  • Registrazione e tracciabilità di tutti i trasferimenti di documenti elettronici da MFP
  • Monitoraggio e gestione centralizzati di tutto il traffico
  • Indicizzazione centrale e archiviazione continua (compresi i documenti PDF ricercabili) di tutti i messaggi in entrata e in uscita
  • Aumento dello standard di riservatezza grazie all'inoltro dei documenti alla posta in arrivo dell'utente anziché su apparecchi fax di pubblico accesso

Ottimizzazione della sicurezza

  • Operatività a prova di errore basata sull'eccezionale architettura tandem di Kofax Communication Server
  • Opzioni di consegna sicure e con conferma
  • Opzioni di sicurezza quali crittografia SSL e convalida dell'indirizzo IP di origine

Ottimizzazione delle immagini con la tecnologia Kofax VRS

  • Massima qualità immagine dei documenti elettronici, anche in presenza di sfondi a colori, scarso contrasto o testo evidenziato
  • Invio di immagini di qualità elevata ai processi di acquisizione dei documenti e dei dati per una migliore precisione del sistema OCR
  • Ottimizzazione della qualità immagine per le applicazioni fax in uscita

Riduzione dei costi

  • Riduzione significativa dei costi, grazie all'eliminazione delle schede fax nei dispositivi MFP e delle singole linee telefoniche